Contabilitate firmă nouă: ce faci în primul an cu un SRL (2026)

Contabilitate firmă nouă înseamnă, în primul an, o listă scurtă de decizii și un calendar fix de declarații. Alegi cine îți ține contabilitatea, verifici dacă intri în regimul micro, afli dacă devii plătitor de TVA și intri în SPV pentru e-Factura. Mai jos ai pașii, termenele în vigoare în noiembrie 2026 și ce păstrezi în arhivă.

Primele zile după înregistrare

Ai certificatul de înregistrare. Din acel moment firma are obligații fiscale, chiar dacă nu ai emis încă nicio factură. Dacă ești încă la pasul de înființare, pornește de la ghidul Start4 despre înființarea unei firme în România.

• Cine ține contabilitatea. Legea contabilității îți dă două variante: un compartiment propriu, condus de o persoană cu studii economice superioare, sau un contract de prestări servicii cu un contabil ori o firmă membră CECCAR. Răspunderea pentru organizarea contabilității rămâne a administratorului.
• Registrele obligatorii. Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare. Balanța de verificare se întocmește lunar.
• Accesul în SPV. Spațiul Privat Virtual al ANAF este poarta pentru e-Factura și pentru mesajele fiscului. Persoana juridică se înrolează cu certificat digital calificat.

Contractul cu contabilul îl semnezi înainte de prima lună închisă, nu după. Altfel pornești primul termen din urmă.

Micro sau impozit pe profit în 2026

Regimul micro înseamnă 1% din venituri, cotă unică din 1 ianuarie 2026. Impozitul pe profit este 16% din profitul impozabil. Un SRL nou poate aplica micro din primul an dacă îndeplinește condițiile din Codul fiscal:

• venituri de cel mult echivalentul a 100.000 € pe an, socotite pe cifra de afaceri și adunate cu ale întreprinderilor legate;
• cel puțin un salariat; firma nouă are 90 de zile de la înregistrare ca să-l angajeze;
• asociații cu peste 25% au o singură microîntreprindere;
• capitalul nu este deținut de stat sau de unități administrativ-teritoriale, iar firma nu este în dizolvare;
• situațiile financiare anuale depuse la termen.

Dacă treci de 100.000 € în cursul anului, plătești impozit pe profit din trimestrul în care ai depășit. Dacă nu angajezi în cele 90 de zile, treci pe profit din trimestrul următor. Calculul complet, cu exemple, e în ghidul Start4 despre microîntreprindere în 2026.

Angajatul și declarația D112

Din momentul în care ai un salariat, depui lunar D112, până pe 25 a lunii următoare celei pentru care se plătesc salariile. În ea intră contribuțiile, impozitul pe salariu și evidența nominală a salariatului.

Atenție la plecări. Dacă singurul salariat pleacă, ai 30 de zile să angajezi pe altcineva, altfel firma trece pe profit din trimestrul următor. Concediul medical nu te scoate din micro dacă, adunat pe tot anul, nu depășește 30 de zile.

TVA: plătitor sau nu

Plafonul de scutire este 395.000 lei cifră de afaceri pe an. Sub el, poți rămâne neplătitor de TVA. Dacă îl depășești, ceri înregistrarea cel târziu la data depășirii. Poți opta pentru TVA și de la început, la înființare.

Ca plătitor, aplici cota standard de 21% sau cota redusă de 11% și depui decontul D300, până pe 25 a lunii următoare perioadei. Perioada este luna, sau trimestrul dacă cifra de afaceri estimată rămâne sub 100.000 € și nu faci achiziții intracomunitare de bunuri. Detaliile sunt în ghidul nostru despre cotele TVA 2026.

e-Factura, SPV și casa de marcat

Facturile către alte firme și către persoane fizice se trimit în RO e-Factura. Din 1 ianuarie 2026 termenul este de 5 zile lucrătoare de la emitere. Obligația B2C există din 1 ianuarie 2025. Pașii sunt în ghidurile despre e-Factura și SPV ANAF.

Dacă vinzi cu amănuntul sau prestezi servicii direct populației și încasezi cash sau cu cardul, folosești casă de marcat (aparat de marcat electronic fiscal) și dai bon fiscal. Bonul care îndeplinește condițiile unei facturi simplificate nu mai trece prin e-Factura.

Contar are modulul e-Factura ANAF (SPV) și trimite contabilului, lunar, pachetul cu vânzări și achiziții: XML pentru SAGA, CSV și PDF.

Calendarul declarațiilor din primul an

Termenele de mai jos sunt cele din Codul fiscal și din calendarul ANAF 2026. Când termenul pică în weekend sau într-o zi liberă, se mută pe următoarea zi lucrătoare; calendarul ANAF arată deja data mutată.

Pentru trimestrul IV, regula din Codul fiscal este 25 ianuarie. Pentru 2025, o derogare a mutat termenul impozitului micro pe 25 iunie 2026: verifică în calendarul ANAF ce se aplică pentru 2026.

D406 SAF-T pentru firmele mici

Fișierul standard de control fiscal, declarația D406, este obligatoriu pentru contribuabilii mici de la 1 ianuarie 2025. O firmă nou-înregistrată îl depune de la data înregistrării.

Plătitorii de TVA îl depun lunar sau trimestrial, după perioada de TVA. Firmele neplătitoare de TVA îl depun trimestrial. Termenul este ultima zi calendaristică a lunii de după perioada raportată. Secțiunea «Active» se depune o dată pe an, la termenul bilanțului, iar «Stocuri» doar la cererea ANAF.

D406 se generează din programul de contabilitate, nu se completează de mână. Dacă vii din SAGA, același fișier îți servește și ca punct de plecare pentru mutarea datelor.

Bilanțul anual și dividendele

Situațiile financiare anuale se depun până la 31 mai a anului următor. Pentru exercițiul 2026, termenul este 31 mai 2027. Atenție dublă dacă ești micro: bilanțul depus cu întârziere te scoate din regim.

Dividendele distribuite din 1 ianuarie 2026 se impozitează cu 16%. Firma reține impozitul la plată și îl declară și plătește până pe 25 a lunii următoare. Dacă dividendele aprobate nu se plătesc până la sfârșitul anului, impozitul se plătește până pe 25 ianuarie a anului următor. Anual, firma depune și declarația informativă 205; în 2026 termenul a fost 2 martie.

Arhivare: ce păstrezi și cât

Registrele de contabilitate și documentele justificative, inclusiv statele de salarii, se păstrează 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului de după încheierea exercițiului. Situațiile financiare anuale se păstrează 10 ani.

Păstrează și fișierele XML din e-Factura, deconturile și recipisele din SPV. La un control, ți se cer documentele, nu amintirea lor.

Citește și înItalianoEnglish