Program de facturare: ce trebuie să conțină factura și cum alegi

Un program de facturare bun face două lucruri: emite facturi care respectă art. 319 din Codul fiscal și le trimite în RO e-Factura la timp. Aici ai elementele obligatorii ale facturii, regulile pentru serii, termen, valută și storno, ce trebuie să facă programul ca să fie conform și criteriile după care îl alegi.

Elementele obligatorii ale facturii (art. 319)

Lista este în art. 319 alin. (20) din Codul fiscal. O factură completă cuprinde:

1. numărul de ordine, pe una sau mai multe serii, care identifică factura în mod unic;
2. data emiterii;
3. data livrării sau prestării ori data încasării avansului, dacă e anterioară datei emiterii;
4. denumirea, adresa și codul de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală al furnizorului;
5. denumirea, adresa și codul de TVA sau CIF-ul clientului, dacă acesta este firmă sau persoană juridică;
6. denumirea și cantitatea bunurilor, denumirea serviciilor;
7. baza de impozitare pe fiecare cotă sau scutire, prețul unitar fără TVA, reducerile care nu sunt incluse în preț;
8. cota de TVA și suma TVA, exprimată în lei;
9. mențiunile speciale, când e cazul: temeiul scutirii, „taxare inversă”, „TVA la încasare”, „autofactură”, regimul marjei;
10. trimiterea la facturile anterioare, când pentru aceeași operațiune emiți mai multe documente.

Dacă furnizorul sau clientul nestabilit în România are reprezentant fiscal, apar și datele reprezentantului. Semnătura și ștampila nu sunt obligatorii (art. 319 alin. 29). Un program care îți cere ștampilă pe PDF nu te face mai conform.

Facturile de cel mult 100 euro cu TVA inclus pot fi simplificate (art. 319 alin. 12): dată, furnizor, tipul bunurilor sau serviciilor, TVA-ul sau datele pentru calculul lui și, dacă clientul e firmă, codul lui.

Serie și număr: cum numerotezi facturile

Legea cere un singur lucru clar: numărul de ordine, pe una sau mai multe serii, trebuie să identifice în mod unic factura. Poți avea serii separate pentru magazinul online, pentru un punct de lucru sau pentru facturile în valută.

În practică, ține fiecare serie pe numere crescătoare și fără salturi. Un număr lipsă trebuie explicat la un control, iar o factură anulată rămâne în evidență, nu se șterge. Regulile de detaliu pentru numerotare le stabilești cu contabilul tău la înființare.

Programul trebuie să blocheze numerele duble și să nu te lase să emiți două facturi cu același număr în aceeași serie, nici când lucrează mai mulți colegi în paralel.

Termenul de emitere: până pe 15 a lunii următoare

Factura se emite cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea sau prestarea (art. 319 alin. 16). Aceeași regulă se aplică la avansuri: factura de avans se emite până pe 15 a lunii următoare încasării. La livrările intracomunitare de bunuri termenul este tot 15 a lunii următoare (alin. 15).

Poți emite și o factură centralizatoare pentru mai multe livrări către același client, dacă operațiunile sunt dintr-o singură lună calendaristică și anexezi documentele emise la livrare (alin. 17).

Termenul de emitere nu e singurul. În relațiile B2B și B2C, factura trebuie transmisă și în RO e-Factura, într-un termen separat, descris mai jos.

Moneda și cursul BNR

Sumele de pe factură pot fi în orice monedă. Condiția este ca TVA-ul să fie exprimat în lei (art. 319 alin. 23). Dacă facturezi în euro, scrii prețurile în euro, dar TVA-ul îl afișezi și în lei.

Cursul se stabilește după art. 290: ultimul curs comunicat de BNR, ultimul curs publicat de Banca Centrală Europeană sau cursul băncii prin care se fac decontările, valabil la data exigibilității TVA. Dacă vrei să folosești cursul unei bănci comerciale, trebuie să scrie în contract. Altfel se aplică cursul BNR sau BCE.

Un program de facturare bun preia automat cursul și îl salvează pe factură, ca să poți dovedi de unde vine fiecare sumă în lei.

Factura storno și corectarea facturilor

Corectarea are reguli fixe, în art. 330 din Codul fiscal:

• dacă factura nu a ajuns la client, o anulezi și emiți una nouă;
• dacă a ajuns, emiți o factură cu valorile cu minus, cu numărul și data facturii corectate, apoi o factură nouă cu datele corecte. Le poți pune și pe un singur document, cu ambele părți.

Tot cu valori negative facturezi reducerile de preț acordate după livrare, returul de marfă sau anularea totală ori parțială a unei operațiuni. Factura de stornare se transmite și clientului. Dacă furnizorul nu o emite când e obligatoriu, clientul trebuie să-și facă o autofactură până pe 15 a lunii următoare (art. 319 alin. 3).

Programul trebuie să genereze stornarea legată de factura inițială, nu un document separat fără referință. Documentul care modifică o factură are același regim juridic ca factura (art. 319 alin. 2), deci și stornarea trece prin e-Factura.

Ce trebuie să facă un program de facturare ca să fie conform

Între firme stabilite în România, sunt considerate facturi numai cele care respectă regulile RO e-Factura (art. 319 alin. 1^1). Un PDF frumos trimis pe e-mail nu mai e suficient.

Concret, programul trebuie:

• să genereze factura în format XML conform standardului național RO e-Factura;
• să o transmită în sistem în termenul legal: 5 zile lucrătoare de la emitere, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul de emitere (OUG 120/2021, art. 10, în forma modificată prin OUG 89/2025);
• să trimită și facturile către persoane fizice (B2C), obligatoriu din 1 ianuarie 2025, cu excepția bonurilor fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate;
• să descarce facturile primite de la furnizori din SPV;
• să păstreze facturile emise și primite, cu acces rapid la un control.

Detaliile despre SPV, token și amenzi sunt în ghidul nostru despre e-Factura.

Arhivarea. Trebuie să păstrezi copiile facturilor emise și toate facturile primite (art. 319 alin. 31). Firmele cu sediul în România le stochează în țară, cu excepția facturilor electronice pentru care garantezi acces online organelor fiscale. Documentele justificative se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului (Legea contabilității, art. 25).

Cum alegi un program de facturare: criterii oneste

Nu există programul perfect pentru toți. Există programul potrivit pentru volumul tău și pentru felul în care lucrează contabilul tău. Pune aceste întrebări înainte să plătești:

Întreabă-l pe contabil ce format de import folosește. Un program care exportă exact în acel format îți economisește ore în fiecare lună. Verifică și cum ies datele din program dacă renunți la el.

Compară și prețul real: ce intră în planul gratuit, câte facturi pe lună, câți utilizatori. Contar, de exemplu, are un plan Gratuit și planuri plătite de la 4,99 €/lună fără TVA. Aplică-i aceleași criterii ca oricărui alt program.

Greșeli frecvente pe factură

Câteva erori care apar des și se văd ușor la un control:

• TVA-ul afișat doar în euro pe o factură în valută;
• cota greșită la produse care par alimentare, dar merg la 21%, cum sunt băuturile cu cod NC 2202 sau suplimentele alimentare;
• lipsa mențiunii „taxare inversă” la serviciile facturate unei firme din UE;
• factură emisă corect, dar netransmisă în e-Factura în termen;
• stornare fără numărul și data facturii inițiale.

Pentru cote, plafon și declarații, vezi ghidul despre TVA în 2026. Pentru cazurile tale concrete, verifică cu contabilul tău.