Export SAGA: cum îți muți datele în Contar cu fișierul D406

Exportul SAGA de care ai nevoie ca să treci în Contar este un singur fișier: declarația D406 SAF-T pe ultima lună închisă. Din el pornești cu clienții, furnizorii, produsele și soldurile de deschidere. Istoricul rămâne în SAGA. Mai jos ai drumul exact din meniurile SAGA, ce intră și ce nu intră, partea de date personale și verificările de după import.

De ce îți ajunge ultima lună închisă

Aproape nimeni nu are nevoie să-și mute tot istoricul. Ca să lucrezi de mâine în alt program îți trebuie trei lucruri: cu cine lucrezi, ce vinzi și cine cui datorează bani în ziua în care treci. Toate trei sunt în D406 pe ultima lună închisă.

SAGA generează D406 lună cu lună, nu pe an. Dacă vrei să cauți în Contar și facturile vechi, repeți exportul pentru fiecare lună: un an înseamnă 12 fișiere, încărcate unul după altul. Fiecare import rămâne un lot separat, pe care îl poți desface separat.

Alege drumul lung doar dacă chiar ai nevoie de documentele vechi în Contar. Altfel pierzi o după-amiază pentru ceva ce ai deja în SAGA, unde baza de date oricum trebuie păstrată cât cere legea.

Înainte să începi

• Calculatorul cu SAGA. Fișierul se generează din SAGA, deci nu de pe telefon. Dacă SAGA e la contabil, cere-i lui fișierul: D406 este o declarație pe care o face oricum, lunar sau trimestrial.
• Luna închisă. În SAGA, Operații → Închidere lună. Pe o lună deschisă, cifrele sunt provizorii și soldurile ies greșite. E pasul pe care îl sare lumea.
• Nu strici nimic. Importul în Contar este un lot cu nume propriu. Dacă nu arată bine, îl desfaci cu totul, iar documentele introduse de tine de mână nu se ating.

D406 este obligatorie pentru contribuabilii mici din 1 ianuarie 2025, deci un SRL care lucrează în SAGA are de obicei deja fișierele lunare. Despre obligație și termene găsești mai mult în ghidul despre contabilitatea unei firme noi.

Exportul SAGA, pas cu pas

Numele meniurilor sunt în română și rămân așa în SAGA, oricare ar fi limba ta. Le găsești identic în manualul oficial SAGA.

1. Deschide Situații → Contabile → „Declarația 406 - SAF-T”. Dacă arborele diferă puțin în versiunea ta, caută „406” sau „SAF-T” sub Situații. Nu e în meniul Diverse, cum scrie pe unele site-uri.
2. Alege luna de raportare: ultima lună închisă. Lângă ea sunt tipul declarației, tipul contabilității și statutul TVA. SAGA le propune deja; verifică tipul contabilității dacă firma nu este o societate comercială obișnuită.
3. Apasă „Actualizare date”. Acesta construiește efectiv declarația. Dacă SAGA afișează avertizări, corectează în SAGA și apasă din nou.
4. Exportă XML-ul și salvează-l pe desktop. Nu-l deschide și nu-l modifica.

O eroare frecventă, descrisă chiar în manualul SAGA: conturi sintetice de grad I folosite acolo unde există sintetice de grad II, de exemplu 701 în loc de 7015. Le corectezi din ecranul Intretinere BD, pagina „Modificare coduri”, apoi actualizezi din nou. Ce iese prost din SAGA intră prost oriunde.

Ce intră în Contar și ce rămâne în SAGA

D406 lunar conține nomenclatoarele, registrul jurnal și documentele lunii. Nu conține tot. Stocurile apar în D406 doar la declarația la cererea ANAF, iar activele doar în declarația anuală, deci un fișier lunar nu le aduce.

Salariile rămân în SAGA cu bună știință: pentru ele există D112 și alt temei de prelucrare a datelor.

Importul în Contar

1. Mergi la Date → Import date → „Migrare din alt program” și trage fișierul înăuntru. Contar îl citește și îți arată ce a înțeles. Nu scrie încă nimic.
2. Uită-te la primele facturi, nu doar la totaluri. Dacă recunoști numerele, datele și partenerii, fișierul a fost citit corect. Un număr de documente nu îți spune asta.
3. Citește „Trebuie lămurite înainte”: ce apare acolo oprește importul. Ce apare la „De știut” este doar un avertisment.
4. Verifică „Solduri de deschidere”: câte conturi și câți parteneri au sold și dacă balanța se închide. Dacă arată o diferență, oprește-te: lipsește ceva din SAGA.
5. Bifează ce vrei să aduci și apasă „Adu-le în Contar”. Până la acest buton, nimic nu s-a scris în contabilitatea ta.

Ai mai multe firme în SAGA? Generezi câte un fișier pentru fiecare și îl încarci în firma potrivită din Contar, una câte una.

După import: patru verificări

• Soldurile. În SAGA, Situații → Contabile → Balanțe, cu bifa „Analitica”. Fără bifă, balanța iese sintetică și nu poți compara pe parteneri. Cifrele trebuie să fie la fel.
• Numerotarea. Setează seria facturilor de unde a rămas SAGA, din Setări → Documente → Serii documente. Altfel prima factură nouă ia numărul 1 și ai două facturi cu același număr.
• Regimul de TVA. Deschide două-trei facturi, mai ales dacă ai livrări intracomunitare, export sau taxare inversă.
• CUI-urile clienților. Fără cod fiscal corect, factura nu trece de e-Factura. O afli abia la prima trimitere.

Datele personale, pe scurt

Schimbarea programului de contabilitate este o operațiune de prelucrare a datelor. Tu ești operatorul și decizi ce intră; furnizorul programului este împuternicitul și prelucrează doar ce îi ceri, în condițiile acordului de prelucrare (DPA). Acceptă DPA-ul înainte de import, nu după.

• Adu numai ce îți trebuie. Principiul reducerii la minimum a datelor (art. 5 alin. 1 lit. c din GDPR) este motivul practic pentru care o lună e mai bună decât tot istoricul.
• Ce date personale intră. Pentru fiecare client și furnizor: denumirea, codul fiscal, țara, localitatea și adresa. Salariații nu intră.
• Registrul de evidență. Dacă ții registrul activităților de prelucrare (art. 30 din GDPR), trece noul împuternicit și locul datelor: în UE.
• Copiile de lucru. Fișierele XML și exporturile rămase pe desktop sunt tot date personale. Păstrează ce cere legea, șterge restul.

Dacă nu poți scoate D406 și ce păstrezi în SAGA

Merge și fără D406. Orice listă din SAGA se exportă în Excel sau CSV: jurnalele de vânzări și cumpărări, balanța analitică, lista de terți, articolele. Le încarci în aceeași pagină de import, care citește titlurile de coloane românești (Serie, Număr, Data, Client, CUI, Valoare, TVA, Total, Sold inițial D/C) și îți arată ce a înțeles înainte să confirmi.

Baza SAGA nu o ștergi după mutare. Legea contabilității cere păstrarea registrelor și a documentelor justificative 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului de după încheierea exercițiului, iar a situațiilor financiare anuale 10 ani.