Acord de prelucrare a datelor cu caracter personal

Prezentul acord („Acordul”) se încheie în temeiul art. 28 alin. (3) din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”) între:

• Operatorul — firma sau cabinetul de contabilitate care deschide un cont pe platforma Contar și introduce în ea date cu caracter personal („tu”);
• Persoana împuternicită — ZEUDIA GROUP S.R.L., societate de drept român, care operează platforma Contar la adresa contar.ro („noi”).

1. Obiectul și durata

Acordul reglementează prelucrarea datelor cu caracter personal pe care Operatorul le introduce în platformă sau care sunt generate prin utilizarea ei. Acordul produce efecte din momentul acceptării lui și încetează odată cu contul Operatorului, cu respectarea clauzei 9.

2. Rolurile părților

Operatorul stabilește scopurile și mijloacele prelucrării și răspunde de temeiul legal al datelor pe care le introduce. Persoana împuternicită prelucrează datele exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului. Utilizarea platformei conform documentației și a funcțiilor ei constituie instrucțiune documentată.

Dacă Operatorul este un cabinet de contabilitate, el acționează, la rândul său, ca persoană împuternicită de clienții săi; în acest caz noi suntem subîmputernicit, iar prezentul Acord acoperă și datele clienților gestionați din contul de cabinet.

Pentru datele contului însuși — numele, e-mailul și istoricul de facturare al persoanei care se înregistrează — noi suntem operator, iar prelucrarea este descrisă în informarea privind confidențialitatea, nu în prezentul Acord.

3. Natura, scopul și categoriile

Scopul: furnizarea platformei de contabilitate — emiterea și arhivarea facturilor, evidența achizițiilor, registrele contabile, declarațiile fiscale, reconcilierea bancară, transmiterea documentelor către ANAF și către contabil.

Categoriile de persoane vizate: administratorii și angajații Operatorului care folosesc contul; clienții și furnizorii persoane fizice sau reprezentanți ai persoanelor juridice; orice persoană care apare într-un document încărcat în platformă.

Categoriile de date: nume și denumiri, CUI/CIF și CNP atunci când apar pe documente, adrese, adrese de e-mail și numere de telefon, coordonate bancare (IBAN), conținutul documentelor contabile încărcate și al extraselor de cont, jurnalele de acces.

Nu solicităm și nu prelucrăm intenționat categorii speciale de date în sensul art. 9 GDPR. Dacă Operatorul încarcă totuși astfel de date într-un document, răspunderea pentru temeiul legal îi revine.

4. Obligațiile noastre

• prelucrăm datele doar la instrucțiunile documentate ale Operatorului, inclusiv pentru transferuri, cu excepția cazului în care o obligație legală ne impune altceva; în acest caz te informăm înainte, dacă legea nu interzice informarea;
• ne asigurăm că persoanele care au acces la date sunt ținute de o obligație de confidențialitate;
• aplicăm măsurile tehnice și organizatorice descrise în Anexa 3, potrivit art. 32 GDPR;
• te asistăm, în limita a ceea ce ne este posibil, pentru îndeplinirea obligațiilor tale privind drepturile persoanelor vizate (art. 12–23), securitatea, notificarea incidentelor și evaluările de impact (art. 32–36);
• te notificăm fără întârziere nejustificată, și în orice caz în cel mult 48 de ore de la momentul în care luăm cunoștință de o încălcare a securității datelor care te privește, cu informațiile de care dispunem;
• punem la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 și permitem auditurile prevăzute la clauza 10.

5. Subîmputerniciți

Operatorul autorizează în mod general recurgerea la subîmputerniciți. Lista actuală este în Anexa 2. Vom anunța orice adăugare sau înlocuire cu cel puțin 30 de zile înainte, prin e-mail la adresa contului și prin actualizarea acestei pagini. Dacă te opui motivat, poți rezilia contul fără penalități înainte ca modificarea să producă efecte.

Impunem fiecărui subîmputernicit, prin contract, obligații de protecție a datelor cel puțin echivalente cu cele din prezentul Acord și rămânem pe deplin răspunzători față de tine pentru activitatea lor.

6. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Infrastructura principală este găzduită în Uniunea Europeană (Belgia, regiunea europe-west1).

O excepție de care trebuie să știi: funcția de citire automată a documentelor încărcate (extragerea datelor dintr-o factură fotografiată sau dintr-un extras de cont) folosește un serviciu Google care, în configurația actuală, poate executa prelucrarea în orice regiune în care furnizorul operează, inclusiv în afara SEE. Transferul este acoperit de Clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene, incluse în contractul-cadru cu furnizorul. Documentul trimis spre citire nu este folosit pentru antrenarea modelelor. Dacă nu dorești această prelucrare, nu folosi încărcarea automată a documentelor: toate datele pot fi introduse manual, iar restul platformei funcționează normal.

A doua excepție: asistentul Contar — fereastra de discuție din platformă — trimite întrebarea ta și datele necesare răspunsului către Anthropic PBC (SUA). Se întâmplă numai când deschizi asistentul și scrii; dacă nu îl folosești, nu pleacă nimic. Ce pleacă: întrebarea, numele și CUI-ul firmei tale, și — doar dacă răspunsul le cere — rânduri din facturile, achizițiile, partenerii și sumele tale. Ce nu pleacă: parole, certificatul ANAF, datele cardului, documentele încărcate. Transferul este acoperit de Clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene. Conversațiile nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor, dar furnizorul le poate păstra până la 30 de zile pentru prevenirea abuzurilor. Dacă nu dorești această prelucrare, nu deschide asistentul: restul platformei funcționează normal.

7. Drepturile persoanelor vizate

Cererile persoanelor vizate le soluționează Operatorul, pentru că el cunoaște contextul datelor. Dacă o cerere ne parvine nouă direct, nu îi răspundem pe fond, ci o transmitem Operatorului fără întârziere. Platforma pune la dispoziție funcțiile de căutare, export și ștergere necesare pentru a răspunde.

8. Securitatea și accesul nostru la date

Măsurile sunt descrise în Anexa 3. Ele pot evolua în timp, dar nivelul de protecție nu scade sub cel existent la data acceptării prezentului Acord.

Accesul pentru asistență. La cererea ta sau pentru a investiga o problemă semnalată ori un incident, personalul nostru tehnic poate intra în contul firmei tale cu drepturile titularului — adică poate și să corecteze, nu doar să privească. Acest acces:

• expiră automat după o oră — limita este impusă de sistem, nu de o procedură internă, și nu poate fi prelungită din interior;
• privește o singură firmă, cea pentru care a fost deschis;
• este afișat în platformă cât timp durează: vezi o bandă în partea de sus a paginii, cu ora la care accesul expiră. Nu se întâmplă nimic pe ascuns;
• este înregistrat — cine a intrat, în ce firmă, când, pentru ce motiv și când a ieșit. Înregistrarea nu poate fi ștearsă din aplicație. Poți cere oricând un extras al înregistrărilor care te privesc, la service@contar.ro;
• acoperă datele contabile ale firmei; nu deschide seiful de secrete al platformei (jetoanele de autentificare stocate pentru conexiunile tale), inaccesibil oricui prin aplicație.

Modificările făcute în cursul unui asemenea acces rămân în contul tău și pot fi verificate în istoricul documentelor. Dacă nu dorești ca acest mecanism să fie folosit pentru firma ta, scrie-ne la service@contar.ro: îl putem dezactiva pentru contul tău, cu urmarea că asistența va fi limitată la ce poți descrie sau arăta tu.

În afara acestui mecanism, datele tale nu sunt accesibile din platformă nici nouă: regulile serverului nu prevăd nicio scurtătură pentru furnizor, iar accesul unui cabinet de contabilitate la firma ta există numai pe baza unui mandat acceptat de tine.

9. Ștergerea și returnarea datelor

La încetarea contului, la alegerea Operatorului, îi returnăm datele într-un format structurat, de uz curent și lizibil automat (funcția de export a platformei) sau le ștergem. Ștergerea definitivă intervine în cel mult 90 de zile de la încetare, termen în care datele pot fi încă recuperate la cerere. Copiile din backup se suprascriu în ciclul normal de rotație, în cel mult 180 de zile. Păstrăm datele peste aceste termene numai dacă o obligație legală ne impune aceasta.

10. Audit

Furnizăm, la cerere scrisă și cel mult o dată pe an, informațiile și documentația necesare pentru a demonstra respectarea art. 28. Dacă acestea nu sunt suficiente, Operatorul poate efectua un audit, cu un preaviz rezonabil, în timpul programului de lucru, fără a perturba serviciul și cu respectarea confidențialității datelor celorlalți clienți.

11. Răspunderea

Răspunderea fiecărei părți este cea prevăzută de art. 82 GDPR. Limitările de răspundere din Termeni se aplică și prezentului Acord, în măsura permisă de lege; ele nu limitează drepturile persoanelor vizate și nici competențele autorității de supraveghere.

12. Acceptarea

Acordul se încheie în formă electronică, prin bifarea casetei dedicate la crearea contului sau în platformă, conform art. 28 alin. (9) GDPR, care permite expres forma electronică. Nu este necesară o semnătură olografă. Înregistrăm versiunea acceptată, data, ora și contul care a acceptat; poți oricând solicita o copie a acestei înregistrări la service@contar.ro.

13. Legea aplicabilă

Prezentul Acord este guvernat de legea română și se interpretează împreună cu Termenii. În caz de neconcordanță între prezentul Acord și Termeni în privința protecției datelor, prevalează prezentul Acord. Versiunea în limba română este cea care face lege; traducerile sunt oferite pentru înțelegere.

Anexa 1 — Rezumatul prelucrării

Obiect	Furnizarea platformei de contabilitate Contar
Durata	Pe durata contului, plus termenele de la clauza 9
Natura	Stocare, structurare, consultare, calcul, generare de documente, transmitere către ANAF și către destinatarii indicați de Operator
Scopul	Evidență contabilă și fiscală, facturare, raportare
Categorii de date	Cele enumerate la clauza 3
Persoane vizate	Cele enumerate la clauza 3

Anexa 2 — Subîmputerniciți

Furnizor	Ce face	Unde
Google Ireland Ltd. (Google Cloud / Firebase)	Găzduire, bază de date, autentificare, funcții server, stocarea fișierelor încărcate	UE — europe-west1, Belgia
Google (Vertex AI)	Citirea automată a facturilor și a extraselor de cont încărcate	Global — vezi clauza 6
Anthropic PBC	Asistentul Contar: răspunde la întrebările tale despre propria contabilitate. Primește întrebarea și datele necesare răspunsului (facturi, parteneri, sume, TVA) — numai când deschizi asistentul și scrii	SUA / Global — vezi clauza 6
Hostinger International Ltd.	Trimiterea e-mailurilor platformei (invitații, notificări, documente trimise contabilului)	UE
2AT (Payflow)	Încasarea abonamentului	UE
Postmark (Wildbit LLC)	Primirea facturilor pe adresa de e-mail dedicată — numai dacă Operatorul activează cutia poștală	SUA — Clauze contractuale standard
Telegram	Notificări în Telegram — numai dacă Operatorul leagă un cont Telegram	În afara SEE — Clauze contractuale standard

ANAF nu este subîmputernicit: este o autoritate publică, operator distinct. Când transmiți o factură prin e-Factura sau te conectezi la SPV, noi executăm instrucțiunea ta, iar ANAF prelucrează datele în temeiul propriu, legal.

Anexa 3 — Măsuri tehnice și organizatorice

• Criptare: în tranzit (TLS) pe toate conexiunile; în repaus, pe infrastructura furnizorului de găzduire.
• Separarea clienților: fiecare firmă are spațiul ei de date; accesul este impus de reguli evaluate pe server, nu de interfață. Regulile sunt verificate automat, la fiecare modificare, de o suită de teste care încearcă deliberat accese nepermise.
• Controlul accesului: roluri distincte — titular, contabil, angajat — cu drepturi diferite; accesul unui cabinet la o firmă există numai pe baza unui mandat acceptat de firmă și revocabil de ea în orice moment. Accesul personalului nostru pentru asistență se face cu drepturile titularului, expiră automat într-o oră, privește o singură firmă, este afișat Operatorului cât timp durează și este înregistrat într-un registru care nu poate fi șters din aplicație (clauza 8).
• Secretele (chei de acces, certificate ANAF, parole SMTP) sunt păstrate într-un seif de secrete gestionat, niciodată în codul aplicației și niciodată accesibile din browser.
• Jurnalizare: operațiunile serverului sunt jurnalizate și păstrate pentru investigarea incidentelor.
• Copii de siguranță periodice, cu restaurare testată.
• Minimizare: nu colectăm date care nu sunt necesare funcționării; nu folosim datele contabile ale clienților pentru publicitate, profilare sau antrenarea de modele.

Contact

ZEUDIA GROUP S.R.L. · România · service@contar.ro

Accordo sul trattamento dei dati personali

Il presente accordo („l'Accordo”) è concluso ai sensi dell'art. 28, par. 3, del Regolamento (UE) 2016/679 („GDPR”) fra:

• il Titolare — l'azienda o lo studio di contabilità che apre un conto sulla piattaforma Contar e vi inserisce dati personali („tu”);
• il Responsabile — ZEUDIA GROUP S.R.L., società di diritto romeno che gestisce la piattaforma Contar su contar.ro („noi”).

1. Oggetto e durata

L'Accordo regola il trattamento dei dati personali che il Titolare inserisce nella piattaforma o che sono generati dal suo utilizzo. Ha effetto dal momento dell'accettazione e cessa con il conto del Titolare, fatta salva la clausola 9.

2. I ruoli

Il Titolare stabilisce finalità e mezzi del trattamento e risponde della base giuridica dei dati che inserisce. Il Responsabile tratta i dati esclusivamente su istruzione documentata del Titolare. L'uso della piattaforma secondo la sua documentazione e le sue funzioni costituisce istruzione documentata.

Se il Titolare è uno studio di contabilità, non si applica questo Accordo ma l'Accordo di sub-responsabilità per studi: lì lo studio è responsabile per conto dei propri clienti, noi siamo i suoi sub-responsabili, e la clausola 3 dice cosa deve avere da ogni cliente prima di introdurne i dati.

Se affidi la contabilità a uno studio, lo autorizzi dalla piattaforma, con il mandato che dai tu e puoi revocare in qualunque momento; l'autorizzazione resta registrata, con la data e il conto che l'ha data. Fino a quel momento nessuno studio vede nulla del tuo conto.

Per i dati del conto stesso — nome, e-mail e storico di fatturazione di chi si registra — il titolare siamo noi, e il trattamento è descritto nell'informativa privacy, non in questo Accordo.

3. Natura, finalità e categorie

Finalità: erogare la piattaforma di contabilità — emissione e archiviazione delle fatture, registro acquisti, libri contabili, dichiarazioni fiscali, riconciliazione bancaria, trasmissione dei documenti ad ANAF e al commercialista.

Categorie di interessati: amministratori e dipendenti del Titolare che usano il conto; clienti e fornitori persone fisiche o rappresentanti di persone giuridiche; chiunque compaia in un documento caricato nella piattaforma.

Categorie di dati: nomi e denominazioni, CUI/CIF e CNP quando compaiono sui documenti, indirizzi, indirizzi e-mail e numeri di telefono, coordinate bancarie (IBAN), contenuto dei documenti contabili caricati e degli estratti conto, registri di accesso.

Non chiediamo né trattiamo intenzionalmente categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR. Se il Titolare carica comunque tali dati in un documento, la responsabilità della base giuridica resta sua.

4. I nostri obblighi

• trattiamo i dati solo su istruzione documentata del Titolare, anche per i trasferimenti, salvo che un obbligo di legge disponga altrimenti; in tal caso ti informiamo prima, se la legge non lo vieta;
• garantiamo che le persone con accesso ai dati siano tenute alla riservatezza;
• applichiamo le misure tecniche e organizzative dell'Allegato 3, ai sensi dell'art. 32 GDPR;
• ti assistiamo, nei limiti del possibile, nell'adempimento dei tuoi obblighi sui diritti degli interessati (artt. 12–23), sulla sicurezza, sulla notifica delle violazioni e sulle valutazioni d'impatto (artt. 32–36);
• ti notifichiamo senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne veniamo a conoscenza, ogni violazione dei dati che ti riguardi, con le informazioni di cui disponiamo;
• mettiamo a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 e consentiamo gli audit di cui alla clausola 10.

5. Sub-responsabili

Il Titolare autorizza in via generale il ricorso a sub-responsabili. L'elenco attuale è nell'Allegato 2. Comunicheremo ogni aggiunta o sostituzione con almeno 30 giorni di preavviso, via e-mail all'indirizzo del conto e aggiornando questa pagina. Se ti opponi con motivazione, puoi recedere dal conto senza penali prima che la modifica abbia effetto.

Imponiamo contrattualmente a ciascun sub-responsabile obblighi di protezione dei dati almeno equivalenti a quelli di questo Accordo e restiamo pienamente responsabili verso di te del loro operato.

6. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

L'infrastruttura principale è ospitata nell'Unione Europea (Belgio, regione europe-west1).

Un'eccezione che devi conoscere: la funzione di lettura automatica dei documenti caricati (estrazione dei dati da una fattura fotografata o da un estratto conto) usa un servizio Google che, nella configurazione attuale, può eseguire il trattamento in qualunque regione in cui il fornitore opera, anche fuori dal SEE. Il trasferimento è coperto dalle Clausole contrattuali standard della Commissione europea, incluse nel contratto quadro con il fornitore. Il documento inviato alla lettura non viene usato per l'addestramento dei modelli. Se non vuoi questo trattamento, non usare il caricamento automatico dei documenti: tutti i dati si possono inserire a mano e il resto della piattaforma funziona normalmente.

Una seconda eccezione: l'assistente Contar — la finestra di conversazione dentro la piattaforma — manda la tua domanda e i dati necessari alla risposta ad Anthropic PBC (USA). Succede solo quando apri l'assistente e scrivi; se non lo usi, non parte nulla. Cosa parte: la domanda, il nome e il CUI della tua azienda e — solo se la risposta li richiede — righe delle tue fatture, acquisti, partner e importi. Cosa non parte: password, certificato ANAF, dati della carta, documenti caricati. Il trasferimento è coperto dalle Clausole contrattuali standard della Commissione europea. Le conversazioni non sono usate per addestrare i modelli, ma il fornitore può conservarle fino a 30 giorni per prevenire abusi. Se non desideri questo trattamento, non aprire l'assistente: il resto della piattaforma funziona normalmente.

7. Diritti degli interessati

Le richieste degli interessati le evade il Titolare, perché è lui a conoscere il contesto dei dati. Se una richiesta arriva direttamente a noi, non rispondiamo nel merito ma la trasmettiamo al Titolare senza ritardo. La piattaforma fornisce le funzioni di ricerca, esportazione e cancellazione necessarie a rispondere.

8. Sicurezza e nostro accesso ai dati

Le misure sono descritte nell'Allegato 3. Possono evolvere nel tempo, ma il livello di protezione non scende sotto quello esistente alla data di accettazione di questo Accordo.

L'accesso per assistenza. Su tua richiesta, o per esaminare un problema segnalato o un incidente, il nostro personale tecnico può entrare nel conto della tua azienda con i diritti del titolare — cioè può anche correggere, non solo guardare. Questo accesso:

• scade da sé dopo un'ora — il limite è imposto dal sistema, non da una procedura interna, e non si può allungare dall'interno;
• riguarda una sola azienda, quella per cui è stato aperto;
• è mostrato nella piattaforma per tutta la sua durata: vedi una fascia in cima alla pagina, con l'ora in cui l'accesso scade. Non succede niente di nascosto;
• è registrato — chi è entrato, in quale azienda, quando, per quale motivo e quando è uscito. La registrazione non si può cancellare dall'applicazione. Puoi chiedere in qualsiasi momento un estratto delle registrazioni che ti riguardano a service@contar.ro;
• riguarda i dati contabili dell'azienda; non apre il deposito dei segreti della piattaforma (i gettoni di autenticazione conservati per i tuoi collegamenti), inaccessibile a chiunque attraverso l'applicazione.

Le modifiche fatte nel corso di un accesso di questo tipo restano nel tuo conto e si possono verificare nello storico dei documenti. Se non vuoi che questo meccanismo sia usato per la tua azienda, scrivici a service@contar.ro: possiamo disattivarlo per il tuo conto, con la conseguenza che l'assistenza sarà limitata a ciò che puoi descrivere o mostrare tu.

Fuori da questo meccanismo i tuoi dati non sono accessibili dalla piattaforma nemmeno a noi: le regole del server non prevedono nessuna scorciatoia per il fornitore, e l'accesso di uno studio di contabilità alla tua azienda esiste solo in forza di un mandato che hai accettato tu.

9. Cancellazione e restituzione dei dati

Alla cessazione del conto, a scelta del Titolare, restituiamo i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico (la funzione di esportazione della piattaforma) oppure li cancelliamo. La cancellazione definitiva avviene entro 90 giorni dalla cessazione, termine entro il quale i dati sono ancora recuperabili su richiesta. Le copie di backup vengono sovrascritte nel normale ciclo di rotazione, entro 180 giorni. Conserviamo i dati oltre questi termini solo se un obbligo di legge lo impone.

10. Audit

Su richiesta scritta e al massimo una volta l'anno forniamo le informazioni e la documentazione necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28. Se non bastano, il Titolare può svolgere un audit, con ragionevole preavviso, in orario di lavoro, senza perturbare il servizio e nel rispetto della riservatezza dei dati degli altri clienti.

11. Responsabilità

La responsabilità di ciascuna parte è quella dell'art. 82 GDPR. Le limitazioni di responsabilità dei Termini si applicano anche a questo Accordo nei limiti di legge; non limitano i diritti degli interessati né i poteri dell'autorità di controllo.

12. Accettazione

L'Accordo si conclude in forma elettronica, spuntando la casella dedicata alla creazione del conto o nella piattaforma, ai sensi dell'art. 28, par. 9, GDPR, che ammette espressamente la forma elettronica. Non serve una firma autografa. Registriamo la versione accettata, la data, l'ora e il conto che ha accettato; puoi chiederne copia in qualsiasi momento a service@contar.ro.

13. Legge applicabile

L'Accordo è regolato dalla legge romena e si interpreta insieme ai Termini. In caso di discordanza fra questo Accordo e i Termini in materia di protezione dei dati, prevale questo Accordo. Fa fede la versione in lingua romena; le traduzioni sono fornite per comprensione.

Allegato 1 — Sintesi del trattamento

Oggetto	Erogazione della piattaforma di contabilità Contar
Durata	Per la durata del conto, più i termini della clausola 9
Natura	Conservazione, strutturazione, consultazione, calcolo, generazione di documenti, trasmissione ad ANAF e ai destinatari indicati dal Titolare
Finalità	Contabilità e fiscalità, fatturazione, dichiarazioni
Categorie di dati	Quelle elencate alla clausola 3
Interessati	Quelli elencati alla clausola 3

Allegato 2 — Sub-responsabili

Fornitore	Cosa fa	Dove
Google Ireland Ltd. (Google Cloud / Firebase)	Hosting, banca dati, autenticazione, funzioni server, archiviazione dei file caricati	UE — europe-west1, Belgio
Google (Vertex AI)	Lettura automatica delle fatture e degli estratti conto caricati	Globale — vedi clausola 6
Anthropic PBC	Assistente Contar: risponde alle tue domande sulla tua contabilità. Riceve la domanda e i dati necessari alla risposta (fatture, partner, importi, IVA) — solo quando apri l'assistente e scrivi	USA / Globale — vedi clausola 6
Hostinger International Ltd.	Invio delle e-mail della piattaforma (inviti, avvisi, documenti mandati al commercialista)	UE
2AT (Payflow)	Incasso dell'abbonamento	UE
Postmark (Wildbit LLC)	Ricezione delle fatture sull'indirizzo e-mail dedicato — solo se il Titolare attiva la casella	USA — Clausole contrattuali standard
Telegram	Notifiche su Telegram — solo se il Titolare collega un conto Telegram	Fuori dal SEE — Clausole contrattuali standard

ANAF non è un sub-responsabile: è un'autorità pubblica, titolare distinto. Quando mandi una fattura via e-Factura o ti colleghi a SPV, noi eseguiamo la tua istruzione e ANAF tratta i dati in forza del proprio titolo legale.

Allegato 3 — Misure tecniche e organizzative

• Cifratura: in transito (TLS) su tutte le connessioni; a riposo, sull'infrastruttura del fornitore di hosting.
• Separazione dei clienti: ogni azienda ha il proprio spazio dati; l'accesso è imposto da regole valutate sul server, non dall'interfaccia. Le regole sono verificate automaticamente a ogni modifica da una suite di test che tenta deliberatamente accessi non consentiti.
• Controllo degli accessi: ruoli distinti — titolare, commercialista, dipendente — con diritti diversi; l'accesso di uno studio a un'azienda esiste solo in forza di un mandato accettato dall'azienda e da essa revocabile in qualsiasi momento. L'accesso del nostro personale per assistenza avviene con i diritti del titolare, scade da sé in un'ora, riguarda una sola azienda, è mostrato al Titolare per tutta la sua durata ed è registrato in un registro che non si può cancellare dall'applicazione (clausola 8).
• I segreti (chiavi di accesso, certificati ANAF, password SMTP) sono custoditi in un gestore di segreti, mai nel codice dell'applicazione e mai accessibili dal browser.
• Registri: le operazioni del server sono registrate e conservate per l'indagine sugli incidenti.
• Copie di sicurezza periodiche, con ripristino testato.
• Minimizzazione: non raccogliamo dati non necessari al funzionamento; non usiamo i dati contabili dei clienti per pubblicità, profilazione o addestramento di modelli.

Contatti

ZEUDIA GROUP S.R.L. · Romania · service@contar.ro

Data Processing Agreement

This agreement (the „Agreement”) is entered into under Article 28(3) of Regulation (EU) 2016/679 („GDPR”) between:

• the Controller — the company or accounting practice that opens an account on the Contar platform and enters personal data into it („you”);
• the Processor — ZEUDIA GROUP S.R.L., a Romanian company operating the Contar platform at contar.ro („we”).

1. Subject matter and duration

This Agreement governs the processing of personal data the Controller enters into the platform or that is generated by its use. It takes effect upon acceptance and ends with the Controller's account, subject to clause 9.

2. Roles

The Controller determines the purposes and means of processing and is responsible for the legal basis of the data it enters. The Processor processes the data solely on the Controller's documented instructions. Using the platform in accordance with its documentation and features constitutes a documented instruction.

Where the Controller is an accounting practice, this Agreement does not apply to it: the sub-processing agreement for practices does. There the practice is its clients' processor, we are its sub-processor, and clause 3 sets out what it must hold from each client before entering their data.

If you have a practice keep your books, you authorise it from the platform, through the mandate you grant and can revoke at any time; the authorisation is recorded, with the date and the account that gave it. Until then no practice sees anything in your account.

For the account data itself — the name, email and billing history of the person who signs up — we are the controller, and that processing is described in the privacy notice, not in this Agreement.

3. Nature, purpose and categories

Purpose: providing the accounting platform — issuing and archiving invoices, purchase records, accounting ledgers, tax returns, bank reconciliation, transmission of documents to ANAF and to the accountant.

Categories of data subjects: the Controller's directors and employees who use the account; customers and suppliers who are natural persons or representatives of legal persons; anyone appearing in a document uploaded to the platform.

Categories of data: names and company names, tax IDs and personal numeric codes where they appear on documents, addresses, email addresses and phone numbers, bank details (IBAN), the content of uploaded accounting documents and bank statements, access logs.

We do not request and do not intentionally process special categories of data within the meaning of Article 9 GDPR. If the Controller nevertheless uploads such data in a document, responsibility for the legal basis remains with the Controller.

4. Our obligations

• we process data only on the Controller's documented instructions, including for transfers, unless legally required otherwise; in that case we inform you beforehand, unless the law forbids it;
• we ensure that persons with access to the data are bound by confidentiality;
• we apply the technical and organisational measures in Annex 3, pursuant to Article 32 GDPR;
• we assist you, as far as possible, in meeting your obligations regarding data subject rights (Articles 12–23), security, breach notification and impact assessments (Articles 32–36);
• we notify you without undue delay, and in any event within 48 hours of becoming aware of a personal data breach affecting you, with the information available to us;
• we make available the information needed to demonstrate compliance with Article 28 and allow the audits under clause 10.

5. Sub-processors

The Controller gives general authorisation for the use of sub-processors. The current list is in Annex 2. We will announce any addition or replacement at least 30 days in advance, by email to the account address and by updating this page. If you object on reasonable grounds, you may terminate the account without penalty before the change takes effect.

We impose on each sub-processor, by contract, data protection obligations at least equivalent to those in this Agreement, and we remain fully liable to you for their performance.

6. Transfers outside the European Economic Area

The main infrastructure is hosted in the European Union (Belgium, region europe-west1).

One exception you should know about: the automatic reading of uploaded documents (extracting data from a photographed invoice or a bank statement) uses a Google service which, in its current configuration, may perform the processing in any region where the provider operates, including outside the EEA. The transfer is covered by the European Commission's Standard Contractual Clauses, included in the framework agreement with the provider. Documents sent for reading are not used to train models. If you do not want this processing, do not use automatic document upload: all data can be entered manually and the rest of the platform works normally.

A second exception: the Contar assistant — the chat window inside the platform — sends your question and the data needed to answer it to Anthropic PBC (USA). This happens only when you open the assistant and write; if you do not use it, nothing leaves. What leaves: the question, your company name and CUI, and — only if the answer requires them — rows from your invoices, purchases, partners and amounts. What does not leave: passwords, the ANAF certificate, card details, uploaded documents. The transfer is covered by the European Commission's Standard Contractual Clauses. Conversations are not used to train the models, but the provider may retain them for up to 30 days for abuse prevention. If you do not want this processing, do not open the assistant: the rest of the platform works normally.

7. Data subject rights

Data subject requests are handled by the Controller, who knows the context of the data. If a request reaches us directly, we do not answer it on the merits but forward it to the Controller without delay. The platform provides the search, export and deletion features needed to respond.

8. Security and our access to the data

The measures are described in Annex 3. They may evolve over time, but the level of protection will not fall below that in place when this Agreement was accepted.

Support access. At your request, or to investigate a reported problem or an incident, our technical staff can enter your company's account with the owner's rights — that is, they can also correct things, not merely look. This access:

• expires by itself after one hour — the limit is enforced by the system, not by an internal procedure, and cannot be extended from inside;
• concerns a single company, the one it was opened for;
• is displayed in the platform for as long as it lasts: you see a band at the top of the page, with the time the access expires. Nothing happens out of sight;
• is logged — who entered, which company, when, for what reason, and when they left. The record cannot be deleted from the application. You may request an extract of the records concerning you at any time at service@contar.ro;
• covers the company's accounting data; it does not open the platform's secret store (the authentication tokens held for your connections), which is unreachable by anyone through the application.

Changes made during such an access remain in your account and can be checked in the document history. If you do not want this mechanism used for your company, write to service@contar.ro: we can switch it off for your account, with the consequence that support will be limited to what you can describe or show us.

Outside this mechanism your data is not reachable from the platform even by us: the server rules provide no shortcut for the provider, and an accounting practice's access to your company exists only under a mandate you have accepted.

9. Deletion and return of data

On termination of the account, at the Controller's choice, we return the data in a structured, commonly used, machine-readable format (the platform's export feature) or delete it. Final deletion occurs within 90 days of termination, during which the data can still be recovered on request. Backup copies are overwritten in the normal rotation cycle, within 180 days. We keep data beyond these periods only where a legal obligation requires it.

10. Audit

On written request and at most once a year, we provide the information and documentation needed to demonstrate compliance with Article 28. If that is not sufficient, the Controller may carry out an audit, on reasonable notice, during business hours, without disrupting the service and respecting the confidentiality of other customers' data.

11. Liability

Each party's liability is as set out in Article 82 GDPR. The liability limitations in the Terms also apply to this Agreement to the extent permitted by law; they do not limit data subjects' rights or the powers of the supervisory authority.

12. Acceptance

This Agreement is concluded in electronic form, by ticking the dedicated box when creating the account or inside the platform, pursuant to Article 28(9) GDPR, which expressly permits electronic form. No handwritten signature is required. We record the version accepted, the date, the time and the account that accepted; you may request a copy of that record at any time at service@contar.ro.

13. Governing law

This Agreement is governed by Romanian law and is read together with the Terms. In case of conflict between this Agreement and the Terms on data protection matters, this Agreement prevails. The Romanian version is the binding one; translations are provided for understanding.

Annex 1 — Processing summary

Subject matter	Provision of the Contar accounting platform
Duration	For the life of the account, plus the periods in clause 9
Nature	Storage, structuring, consultation, calculation, document generation, transmission to ANAF and to recipients designated by the Controller
Purpose	Accounting and tax records, invoicing, reporting
Data categories	Those listed in clause 3
Data subjects	Those listed in clause 3

Annex 2 — Sub-processors

Provider	What it does	Where
Google Ireland Ltd. (Google Cloud / Firebase)	Hosting, database, authentication, server functions, storage of uploaded files	EU — europe-west1, Belgium
Google (Vertex AI)	Automatic reading of uploaded invoices and bank statements	Global — see clause 6
Anthropic PBC	Contar assistant: answers your questions about your own accounting. Receives the question and the data needed to answer it (invoices, partners, amounts, VAT) — only when you open the assistant and write	USA / Global — see clause 6
Hostinger International Ltd.	Sending platform email (invitations, alerts, documents sent to the accountant)	EU
2AT (Payflow)	Subscription payment collection	EU
Postmark (Wildbit LLC)	Receiving invoices at the dedicated email address — only if the Controller enables the mailbox	USA — Standard Contractual Clauses
Telegram	Telegram notifications — only if the Controller links a Telegram account	Outside the EEA — Standard Contractual Clauses

ANAF is not a sub-processor: it is a public authority and a separate controller. When you send an invoice through e-Factura or connect to SPV, we carry out your instruction and ANAF processes the data on its own legal basis.

Annex 3 — Technical and organisational measures

• Encryption: in transit (TLS) on all connections; at rest, on the hosting provider's infrastructure.
• Customer separation: each company has its own data space; access is enforced by rules evaluated on the server, not by the interface. The rules are checked automatically on every change by a test suite that deliberately attempts disallowed access.
• Access control: distinct roles — owner, accountant, employee — with different rights; a practice's access to a company exists only under a mandate accepted by that company and revocable by it at any time. Our staff's support access is made with the owner's rights, expires by itself within one hour, concerns a single company, is shown to the Controller for as long as it lasts, and is logged in a record that cannot be deleted from the application (clause 8).
• Secrets (access keys, ANAF certificates, SMTP passwords) are held in a managed secret store, never in application code and never reachable from the browser.
• Logging: server operations are logged and retained for incident investigation.
• Backups taken regularly, with tested restore.
• Minimisation: we do not collect data unnecessary to the service; we do not use customers' accounting data for advertising, profiling or model training.

Contact

ZEUDIA GROUP S.R.L. · Romania · service@contar.ro