e-Factura 2026: cine e obligat, termenul de 5 zile și amenzile

e-Factura, adică sistemul național RO e-Factura, este canalul prin care firmele din România trimit facturile către ANAF și către clienți, ca fișier XML. În noiembrie 2026 îl folosești obligatoriu pentru facturile B2B, B2C și B2G, cu un termen de 5 zile lucrătoare. Aici ai cine este obligat, cine nu mai este, formatul, amenzile și ce verifici la facturile primite.

Ce este RO e-Factura

RO e-Factura este sistemul național de facturare electronică administrat de Ministerul Finanțelor și ANAF. Îl găsești în Spațiul Privat Virtual (SPV). Tu încarci factura ca fișier XML, sistemul o verifică automat, iar dacă structura este corectă aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și o pune la dispoziția clientului.

Atenție la un detaliu care schimbă multe: exemplarul original al facturii electronice este fișierul XML cu sigiliul MF, nu PDF-ul pe care îl trimiți pe e-mail. PDF-ul rămâne o copie comodă pentru client. Dacă sistemul găsește erori, factura nu se consideră transmisă: primești un mesaj cu erorile, corectezi și retrimiți.

Baza legală este OUG nr. 120/2021, modificată de mai multe ori. Ultimele schimbări importante: OUG 89/2025 (termenul în zile lucrătoare, din 1 ianuarie 2026) și Legea nr. 88/2026 (persoanele care se identifică prin CNP ies din obligație, din 1 iunie 2026).

Cine este obligat în noiembrie 2026

Obligația privește persoanele impozabile stabilite în România: firma ta are sediul activității economice aici sau are în România un sediu fix cu resurse suficiente. Contează și locul operațiunii: livrarea sau prestarea trebuie să aibă locul în România, după regulile de TVA din Codul fiscal. Nu contează dacă ești sau nu plătitor de TVA.

La B2C, clientul persoană fizică nu are nimic de făcut în SPV. Tu transmiți factura în sistem și i-o dai clientului pe hârtie sau pe e-mail, ca de obicei. Dacă clientul nu îți dă niciun cod fiscal, completezi în locul codului 13 cifre de zero.

Cine nu este obligat

Nu toate documentele și nu toți emitenții intră în sistem. În forma în vigoare în noiembrie 2026, excepțiile principale sunt:

• bonurile fiscale din casa de marcat care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate;
• facturile pentru livrări intracomunitare de bunuri, când clientul comunică un cod de TVA din alt stat membru;
• facturile pentru operațiuni din afara sferei TVA, pentru care Codul fiscal nu cere factură;
• furnizorii care se identifică fiscal prin CNP, din 1 iunie 2026 (Legea nr. 88/2026);
• agricultorii persoane fizice în regimul special pentru agricultori.

Cei din ultimele două categorii pot folosi sistemul opțional, prin înscrierea în Registrul RO e-Factura opțional (formularul 081). Cine a fost înscris anterior poate cere scoaterea din registru și iese de la data de 1 a lunii următoare cererii. Dacă ai PFA, II sau IF și nu știi în ce categorie intri, verifică cu contabilul tău înainte să renunți la sistem.

Termenul de transmitere: 5 zile lucrătoare

Din 1 ianuarie 2026, termenul-limită este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii. Până atunci erau 5 zile calendaristice. Același termen se aplică și facturilor B2C.

Există și o limită superioară: cel mult 5 zile lucrătoare de la data-limită până la care trebuia emisă factura, potrivit art. 319 alin. (16) din Codul fiscal. Nu poți deci amâna transmiterea emițând factura târziu.

Exemplu: emiți o factură luni. Ai până luni săptămâna următoare inclusiv, dacă nu intervine o sărbătoare legală. Cel mai sigur obicei rămâne transmiterea în ziua emiterii: îți rămân câteva zile ca să corectezi o factură respinsă.

Formatul: XML, EN 16931 și RO_CIUS

Factura electronică este un fișier XML structurat, nu un PDF și nici o imagine. Structura respectă standardul european SR EN 16931-1 și specificațiile naționale RO_CIUS, adică regulile românești peste standardul european.

Standardul european acceptă două sintaxe XML: UBL (facturi și note de credit) și UN/CEFACT CII. În practică, nu scrii XML de mână. Ai două variante: aplicațiile gratuite ale Ministerului Finanțelor, în care completezi factura într-un formular, sau un program de facturare care generează fișierul pentru tine.

Corecțiile se fac tot prin sistem. O factură deja comunicată clientului nu se poate „returna” în RO e-Factura: emiți o factură de corecție, conform art. 330 din Codul fiscal, și o transmiți la fel.

Amenzile pentru e-Factura

Amenzile sunt în OUG 120/2021, art. 13^2. Le constată organele fiscale. Pentru ele nu poți plăti jumătate din minimul amenzii în 15 zile, cum se întâmplă la alte contravenții.

Amenda de 15% îl lovește și pe cumpărător. De aceea, la facturile B2B, verifică întotdeauna că factura există în SPV înainte să o înregistrezi în contabilitate.

e-Factura și SPV

Sistemul RO e-Factura este disponibil în Spațiul Privat Virtual. Ca să trimiți sau să primești facturi, firma are nevoie de acces în SPV ca persoană juridică, adică de un utilizator înregistrat cu certificat digital calificat, ca reprezentant legal, reprezentant desemnat sau împuternicit.

Fișierele XML și mesajele de eroare se pot descărca 60 de zile de la publicarea în sistem. După aceea sunt arhivate și se eliberează la cerere. Dacă ai bifat opțiunea, primești pe e-mail o notificare pentru facturile pe care nu le-ai descărcat încă.

Pașii de înregistrare, tokenul și autorizarea unui program sau a contabilului sunt în ghidul despre SPV ANAF.

Ce verifici la facturile primite

Partea de primire este la fel de importantă ca emiterea. Un control simplu, făcut lunar sau mai des:

• fiecare factură B2B de la un furnizor stabilit în România are corespondent în SPV, cu sigiliul MF;
• datele din XML (CIF, sume, TVA, dată) sunt aceleași ca în PDF-ul primit pe e-mail;
• descarci facturile înainte de cele 60 de zile;
• dacă ai obiecții, i le comunici furnizorului, inclusiv prin mesaj în RO e-Factura, și aștepți factura de corecție.

Când plătești pe loc și nu primești factura în sistem în termenul legal, poți notifica organul fiscal, după procedura stabilită de ANAF. Pentru cazurile neclare, verifică cu contabilul tău.

Cum o face un program de facturare

Un program conectat la SPV scoate partea manuală din proces. Emiți factura o singură dată, iar programul generează XML-ul în format RO_CIUS, îl trimite în RO e-Factura și îți arată dacă a fost acceptat sau respins. Aceeași legătură permite și descărcarea facturilor primite.

Legătura se face prin serviciile API ale ANAF, autorizate cu certificatul digital al unei persoane cu drepturi în SPV pentru firma ta. În Contar, modulul e-Factura ANAF (SPV) face această legătură, iar documentele din SPV ajung în același loc cu facturile și achizițiile. Contabilul primește tot fără să mai ceară fișiere pe e-mail.

Citește și înItalianoEnglish