SPV ANAF pentru firme: înregistrare, certificat digital și e-Factura

SPV ANAF, adică Spațiul Privat Virtual, este contul online prin care firma ta comunică cu ANAF: declarații, notificări și facturile din RO e-Factura. Pentru o firmă, accesul trece obligatoriu printr-un certificat digital calificat. Aici ai pașii de înregistrare, cum autorizezi un program sau pe contabil și problemele care apar cel mai des.

Ce este Spațiul Privat Virtual

Spațiul Privat Virtual (SPV) este un spațiu pe serverele Ministerului Finanțelor și ale ANAF prin care tu și ANAF vă trimiteți electronic informații și documente despre situația fiscală a firmei. Prin el depui declarații, primești notificări și răspunsuri, iar tot aici funcționează și RO e-Factura.

Pentru persoane fizice există și acces cu utilizator și parolă. Pentru o firmă, regula este alta: utilizatorul care lucrează în numele ei se înregistrează cu un certificat digital calificat. Fără acest certificat, firma nu poate trimite și nici primi facturi electronice.

Înregistrarea operatorilor economici în SPV pentru e-Factura urmează prevederile OMFP nr. 660/2017, la care trimite procedura ANAF pentru RO e-Factura.

Cine are acces la SPV-ul firmei

SPV-ul unei persoane juridice nu este un cont al firmei cu o parolă comună. Este o legătură între o persoană, identificată prin certificatul ei digital, și firmă, identificată prin CIF. Aceeași persoană poate avea drepturi pentru mai multe firme.

Toate trei calitățile permit obținerea tokenului pentru serviciile API ale ANAF, inclusiv e-Factura. Ce documente îți cere ANAF pentru fiecare calitate verifici pe anaf.ro înainte să depui cererea.

Certificatul digital calificat

Certificatul digital calificat este emis pe numele unei persoane fizice de un furnizor de servicii de încredere calificat. Suportul pe care îl primești și modul în care semnezi depind de furnizor: întreabă-l înainte de cumpărare.

Înainte să cumperi, verifică două lucruri: ca certificatul să fie calificat și ca titularul să fie persoana care va avea drepturi în SPV pentru firmă. Pentru o firmă mică, de regulă, este administratorul. Dacă administratorul locuiește în străinătate, alege un furnizor și un suport pe care le poate folosi de acolo.

Certificatul expiră. Când îl reînnoiești, SPV-ul nu se actualizează singur: trebuie să parcurgi pasul de reînnoire descris mai jos.

Înregistrarea persoanei juridice în SPV, pas cu pas

Pașii de mai jos sunt cei din instrucțiunile ANAF pentru persoane juridice:

1. intri pe anaf.ro, la secțiunea „Înregistrare în Spațiul Privat Virtual”;
2. alegi „Înregistrare utilizatori persoane fizice și juridice”, apoi „Persoane juridice” și butonul „Înregistrare utilizatori cu certificat digital”;
3. completezi datele firmei și ale titularului certificatului, apoi încarci documentul de confirmare și arhiva zip cu documentele care atestă calitatea utilizatorului;
4. apeși „Trimite”;
5. introduci codurile primite pe e-mail și, dacă este cazul, pe telefon, plus codul de validare de pe ecran;
6. verifici datele afișate.

Dacă cererea este aprobată, primești un mesaj pe e-mailul declarat. Dacă este respinsă, primești pe același e-mail și motivul. Ca să eviți o respingere, pregătește din timp documentele care arată clar ce calitate ai față de firmă.

Tokenul pentru e-Factura

Programele de facturare comunică cu RO e-Factura prin serviciile API ale ANAF, pe baza protocolului OAuth 2.0. Pe scurt: programul te trimite pe pagina ANAF de autentificare (logincert.anaf.ro), tu te autentifici cu certificatul digital, iar ANAF îi dă programului un token.

Tokenul este legat de seria certificatului tău și de aplicație, nu de firmă. Programul îl poate reîmprospăta singur cu refresh tokenul. Când acesta expiră, sau când schimbi certificatul, te autentifici din nou. Tokenul îți dă exact drepturile pe care le ai în SPV: dacă nu ai drepturi pentru un CIF, nici programul nu le are.

Mai e o condiție: dezvoltatorul înrolează aplicația pentru anumite servicii ANAF, de exemplu e-Factura sau e-Transport. Tokenul funcționează doar acolo unde se întâlnesc cele două: tu ai drepturi pentru serviciu, iar aplicația este înrolată pentru el. Dacă lipsește una dintre ele, tokenul se emite, dar accesul la serviciu este refuzat. ANAF pune la dispoziție și un serviciu de test, prin care programul verifică dacă tokenul funcționează.

Cum autorizezi un program sau contabilul

Înregistrarea aplicației la ANAF (client ID, client secret, adresa de callback) o face dezvoltatorul programului, o singură dată. Tu nu îți creezi cont de dezvoltator. Ca utilizator, doar te autentifici cu certificatul când programul ți-o cere.

Pentru contabil există două variante. Fie contabilul are propriul certificat și drepturi în SPV pentru firma ta, de exemplu ca împuternicit. Fie îi dai acces în programul de facturare, cu un rol potrivit, iar legătura cu SPV rămâne făcută cu certificatul tău.

În Contar, de exemplu, legătura e-Factura ANAF (SPV) se face o dată, iar contabilul intră cu rolul „contabil”: vede documentele fără să aibă nevoie de certificatul tău. Ce rol și ce acces îi dai, decizi cu contabilul tău.

Ce găsești în SPV pentru e-Factura

În zona e-Factura găsești trei tipuri de fișiere: facturile trimise, facturile primite și mesajele de eroare. Fiecare este o arhivă zip cu XML-ul și semnătura Ministerului Finanțelor. Originalul legal al facturii este acest XML, nu PDF-ul.

Fișierele se pot descărca 60 de zile de la publicarea în sistem. După aceea sunt arhivate și se eliberează doar la cerere. Pentru fișierele nedescărcate, sistemul trimite notificări pe e-mail în ziua următoare, dacă ai ales această opțiune.

Dacă ai obiecții la o factură primită, îl anunți pe emitent, inclusiv printr-un mesaj trimis în RO e-Factura. Factura comunicată nu se poate returna în sistem: emitentul o corectează cu o factură nouă, conform art. 330 din Codul fiscal, transmisă tot prin RO e-Factura. Data la care factura este disponibilă pentru descărcare în SPV se consideră data comunicării ei către tine.

Ce trebuie să transmiți, în ce termen și ce amenzi riști afli în ghidul despre e-Factura.

Probleme frecvente și ce faci

• Certificatul a expirat. Pe pagina de înregistrare folosești butonul „Reînnoire certificate digitale” și încarci noul document de confirmare, semnat cu noul certificat. Apoi te autentifici din nou în program.
• Programul primește „403 Forbidden”. Cererea nu este autorizată: de obicei utilizatorul nu are drepturi în SPV pentru acel CIF sau tokenul a expirat.
• Factura apare cu erori. Nu se consideră transmisă. Descarci mesajul de eroare, corectezi XML-ul și îl retrimiți în termen.
• Nu găsești o factură mai veche de 60 de zile. A fost arhivată electronic și se eliberează la cerere: o soliciți la ANAF.
• Cererea de înregistrare a fost respinsă. Citești motivul din e-mail, completezi documentele și o depui din nou.

Pentru probleme tehnice, ANAF are un formular de contact pe anaf.ro, cu categoria pentru asistență tehnică. Pentru întrebări despre drepturile contabilului sau despre împuterniciri, verifică cu contabilul tău.